Checklist tổ chức tour công ty xe 16 chỗ: 15 bước A-Z [Mẫu free]

Checklist tổ chức tour công ty bằng xe 16 chỗ: 15 bước từ A-Z (mẫu Excel free)

28/03/2026 Cập nhật: 13/04/2026 Lê Hạ Linh

💡 Tóm tắt nhanh (TL;DR): Tổ chức tour công ty (Company Trip) cho nhóm 10-15 người dù nhỏ nhưng vẫn đầy rủi ro nếu thiếu kế hoạch. Bài viết cung cấp Checklist chuẩn 15 bước (từ 4 tuần trước ngày đi đến hậu kỳ) kèm Bảng dự toán ngân sách mẫu (giá ~433K/người/ngày đi gần) giúp Admin/HR có thể hoàn thiện mọi khâu mà không lo bể show.

Giao phó trọng trách tổ chức chuyến du lịch ngắn ngày, dã ngoại hoặc team building cho nhóm 12-15 người (vừa vặn 1 chiếc xe 16 chỗ) thường rơi vào tay bộ phận HR hoặc Admin nội bộ. Làm sao để chuyến đi mượt mà mà sếp không nhăn nhó? Sự thành bại nằm ở quy trình chuẩn hóa.

Checklist 15 bước từ A-Z tổ chức Tour Công ty

Hãy lưu lại hoặc chụp màn hình bảng tiến độ (Timeline) này. Nó kiểm soát hoàn toàn tiến trình của bạn:

#	Giai đoạn	Công việc cụ thể	Người PT
1	Phase 1: Chuẩn bị (Trước 3-4 Tuần)	Khảo sát nhu cầu team (ngày đi, thích lên núi hay xuống biển?)	HR
2		Chốt điểm đến sơ bộ dựa trên khảo sát	HR / Manager
3		Lên ngân sách (Budget) tạm tính: Xe + Ăn + Nghỉ + Vé	Admin
4		Trình Giám đốc/Kế toán duyệt ngân sách tổng	Manager
5	Phase 2: Booking (Trước 2 Tuần)	⭐ Chốt đặt cọc Xe 16 chỗ AZCar (Quan trọng nhất)	Admin
6		Đặt phòng khách sạn/resort + Đặt cọc bữa ăn chính	Admin
7		Lên Timeline chi tiết từng giờ: 7h đi, 12h ăn, 15h chơi game...	HR / Organizer
8		Gửi thông báo lịch trình cho toàn công ty, yêu cầu confirm	HR
9	Phase 3: Hoàn thiện (Trước 1 Tuần)	Chuẩn bị dụng cụ Team Building, cờ phướn, loa kéo	Organizer
10		Mua quà thưởng, nước uống, thuốc men, snack trên xe	Admin
11		Chốt số lượng người đi cuối cùng với nhà hàng / hotel	Admin
12	Phase 4: Ngày Đi (D-Day)	Check xe biển số tài xế đến đúng giờ. Điểm danh lên xe	HR
13		Phát nước, khuấy động không khí, mini game trên xe	MC / HR
14		Điều hành lịch trình: Gọi tài xế đón trả đúng điểm, thanh toán	Admin
15	Phase 5: Kết thúc	Xin ý kiến feedback, gom Hóa đơn VAT đưa về kế toán thanh toán	All

Mẫu dự toán ngân sách (Budget) thực tế đi Vũng Tàu 1 Ngày

Dưới đây là một bảng demo chi phí hoàn chỉnh cho đoàn 15 người đi dã ngoại Mũi Nghinh Phong - Vũng Tàu 1 ngày, đi về bằng xe 16 chỗ từ TPHCM:

Hạng mục chi tiêu	Đơn giá (VND)	Số lượng	Tổng tiền (VND)	Ghi chú
⭐ Thuê xe AZCar 16 chỗ	2.200.000đ/chuyến	1 chuyến	2.200.000đ	Trọn gói xe, xăng, BOT, tài xế
Ăn sáng tự túc	0	15	0	NV tự ăn trước khi đi
Ăn trưa (Hải sản Gành Hào)	1.200.000đ/bàn	2 bàn	2.400.000đ	Ngân sách ~160K/người
Nước suối, cà phê, snack xe	300.000đ/gói	1 gói	300.000đ	Uống dọc đường
Vé cổng KDL Hồ Mây	400.000đ/người	15 khách	6.000.000đ	Bao trọn vé vào cáp treo
Dụng cụ loa kéo, banner	500.000đ/gói	1 gói	500.000đ	Team games tại bãi biển
TỔNG CỘNG			11.400.000đ	Chỉ ~760.000đ/người

Lý do Bước 5 (Đặt xe) quyết định sự thành công của chuyến đi

"Trong tour tuyến, xe là xương sống. Xe trễ giờ = mọi thứ chậm trễ (đứt lịch ăn, cháy lịch khách sạn). Máy lạnh hỏng = nhân viên say sóng, tới nơi không còn sức chơi. Tài xế thái độ = mất cả vui ngày hôm đó. Do đó, HR đừng tiếc 100K-200K mà thuê những đội xe cá nhân giá siêu rẻ. Cần chọn một công ty vận tải chuyên nghiệp."

— Phạm Minh Hoàng, Giám đốc AZCar

Đối với doanh nghiệp, AZCar tự hào là đối tác vận chuyển an tâm nhất với dàn xe Ford Transit / Hyundai Solati rộng rãi. Tài xế ăn mặc lịch sự, đi đúng tuyến kịp giờ, hỗ trợ xuất đầy đủ Hóa đơn đỏ VAT điện tử để kế toán thanh khoản dễ dàng nhanh chóng. Nhấn vào đây để đặt xe 16 chỗ chất lượng.

Xem thêm: Phục vụ đoàn đông, cưới hỏi hay team building? Tham khảo dịch vụ thuê xe 16 chỗ TPHCM chuyên nghiệp với dòng xe Ford Transit và Hyundai Solati đời mới nhất.