Đối với khách hàng tổ chức và doanh nghiệp, việc thuê xe không chỉ đơn thuần là tìm được một phương tiện di chuyển. Tính hợp lệ của chứng từ để đưa vào chi phí doanh nghiệp mới là yếu tố cực kỳ quan trọng.
Nỗi đau của doanh nghiệp khi thuê xe "Tự do"
Nhiều trợ lý, HR hoặc admin công ty thường có thói quen gọi các dòng xe cá nhân (xe biển trắng) chạy dịch vụ tự do để tiết kiệm ngân sách. Nhìn bề ngoài có vẻ rẻ hơn 100K-200K, nhưng hệ lụy phía sau cho phòng kế toán là rất lớn:
- Không thể xuất hóa đơn đỏ (VAT): Cá nhân kinh doanh không có pháp nhân, không thể xuất hóa đơn VAT điện tử. Hàng chục triệu đồng tiền thuê xe mỗi năm phải lấy quỹ đen bù vào, không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý.
- Không có hợp đồng ràng buộc: Xe huỷ chuyến sát giờ đi tỉnh vì vướng khách khác giá cao hơn? Doanh nghiệp đành chịu trận.
- Mập mờ bảo hiểm: Xe kinh doanh sai mục đích (biển trắng), nếu lỡ xảy ra tai nạn, bảo hiểm sẽ từ chối đền bù cho hành khách (nhân viên công ty bạn).
Giải pháp B2B toàn diện từ AZCAR
AZCAR là đơn vị vận tải có pháp nhân công ty hợp lệ, 100% xe biển vàng đăng ký kinh doanh và bảo hiểm hành khách đầy đủ. Quy trình hợp tác dành riêng cho doanh nghiệp được số hóa tối đa:
Bước 1: Ký Hợp đồng Nguyên Tắc chữ ký số
Doanh nghiệp không cần in ấn đóng dấu từng chuyến phức tạp. AZCAR hỗ trợ ký Hợp đồng nguyên tắc vận chuyển một lần duy nhất với giá trị 1-3 năm. Cả 2 bên sẽ dùng chữ ký số (Token) duyệt trên PDF gửi qua email. Mất chưa tới 5 phút.
Bước 2: Sử dụng Dịch vụ & Tracking
Mỗi khi có nhu cầu (đưa đón chuyên gia, đi công tác tỉnh, team building), bộ phận hành chính chỉ cần nhắn tin qua Zalo nhóm điều hành hoặc email. Sau mỗi chuyến xe thực hiện xong, tài xế sẽ có Giấy xác nhận hành trình (Lệnh điều xe) để nhân sự đi trực tiếp ký xác nhận thực tế phát sinh.
Bước 3: Chốt công nợ & Xuất hóa đơn VAT điện tử
Từ ngày 25-30 hàng tháng, kế toán AZCAR sẽ xuất Bảng kê chi tiết vận chuyển gửi kế toán khách hàng đối soát. Sau khi hai bên OK, hệ thống sẽ tự động phát hành Hóa đơn điện tử (VAT 8% hoặc 10% tùy quy định pháp luật) gửi qua hệ thống email công ty.
Bước 4: Đặc quyền ưu đãi "Thanh toán trả sau"
AZCAR cấp cho các khách hàng doanh nghiệp hạn mức tín dụng công nợ. Doanh nghiệp không cần tạm ứng tiền cọc trước mỗi chuyến. Toàn bộ tiền cước sẽ được gom lại và thanh toán trả sau từ 7 đến 15 ngày kể từ khi xuất hóa đơn. Điều này giúp dòng tiền công ty bạn cực kỳ chủ động.
"Làm việc với AZCAR thực sự nhàn cho phòng Kế toán. Bảng kê rõ ràng từng cuốc xe, xuất VAT nhanh trong ngày, chứng từ hợp lệ 100%. Không bao giờ phải lo chạy vạy đi mua hóa đơn bù chi phí như hồi trước nữa."
— Kế toán trưởng, Công ty TNHH Vận Tải Logistics M.T
Doanh nghiệp của bạn đang cần đối tác vận chuyển chuyên nghiệp? Kết nối với phòng kinh doanh B2B AZCAR ngay hôm nay để nhận hợp đồng mẫu.
Bài viết này có hữu ích với Anh/chị không?
Giám đốc Điều hành & Chuyên gia Tư vấn Vận tải
Anh Phạm Minh Hoàng là người sáng lập và điều hành hệ thống cho thuê xe du lịch AZCAR. Với hơn 10 năm hoạt động trong ngành vận tải hành khách tại miền Nam, anh hiểu rõ những phiền toái của khách hàng khi gặp phải tình trạng xe không đúng cam kết, trễ giờ hay phát sinh chi phí ngoài hợp đồng. Vì vậy, anh xây dựng AZCAR với mục tiêu cung cấp dịch vụ thuê xe minh bạch về giá cả và lộ trình. Anh Hoàng cũng trực tiếp giám sát quy chuẩn vận hành của dàn xe, kiểm định kỹ thuật định kỳ và yêu cầu trang bị đầy đủ bảo hiểm dân sự cho hành khách. Trên website AZCAR, anh thường chia sẻ các bài viết chia sẻ kinh nghiệm thuê xe, hướng dẫn thủ tục tự lái/có tài và giải pháp di chuyển tiết kiệm cho gia đình cũng như doanh nghiệp.
